Home office com VDI

O Brasil perde quase 270 bilhões de reais por ano por causa de congestionamentos. É um tempo improdutivo gasto pela força de trabalho, que passa em média três horas por dia se deslocando até o trabalho. Só em São Paulo, de acordo com um estudo divulgado recentemente pelo Ibope Inteligência, são 2 horas e 43 minutos por dia. E isso acarreta em outra consequência: também de acordo com a pesquisa, 44% dos paulistanos têm ou já tiveram problemas de saúde relacionados à poluição.

Não à toa, 81% dos trabalhadores sonham em trabalhar de casa, o que demonstra não só uma disponibilidade para adotar o modelo, mas um desejo real de mudança.

O modelo de trabalho home office traz três “ganhos”, se pensarmos no famoso termo “win-win”, ou “ganha-ganha”, muito utilizado pelo mercado para avaliar opções. Para a empresa, há economia com facilities, manutenção, estrutura. Para os funcionários, há melhora na qualidade de vida e diminuição do estresse, visto que o tempo que antes era gasto em deslocamento pode ser revertido para a família, o lazer ou mesmo em horas a mais de sono. E, para a sociedade, há uma melhora nas vias e no transporte público.

Diante disso, surge a dúvida: falar em home office já é realidade, ou não passa de um sonho dos trabalhadores? A resposta é que o modelo tem se tornado cada vez mais possível, especialmente graças à tecnologia. Entretanto, muitas empresas ainda erram ao implementá-lo. Há três formas mais comuns adotadas pelas empresas que experimentam a transição:

Modelo espartano

Como o nome sugere, é algo feito “na raça”. O colaborador usa seu próprio computador e instala softwares da empresa na máquina pessoal, acessa a rede corporativa e utiliza o sistema de CRM. Os riscos para a segurança da informação são grandes: um funcionário pode infectar toda a rede com vírus e copiar dados sigilosos, por exemplo. O departamento de TI dificilmente consegue analisar cada um dos devices não-autorizados, criando um ambiente heterogêneo que pode prejudicar toda a operação da empresa.

Nem sempre um mesmo software roda bem em máquinas diferentes. No modelo espartano, não é possível cobrar um funcionário por ter uma máquina não tão performática quanto a dos outros. Finalmente, há falta de controle sobre quem trabalhou, se está trabalhando, além de pouca estabilidade operacional. Com todos esses entraves, não se pode esperar que o computador e o colaborador operem 100% durante toda a jornada.

Troca ineficiente

Neste modelo, a empresa compra os computadores e entrega para cada pessoa trabalhar de casa. Devices autorizados melhoram o panorama se comparado ao modelo espartano, mas ainda assim existem inúmeras falhas. A principal delas é em relação à logística e à manutenção. Se a máquina estragar, quem fica responsável pelo conserto? E como manter todos os softwares atualizados? Ou mesmo garantir que a máquina não seja utilizada para outros fins quando o expediente acabar? Embora corrija os problemas de homogeneidade no trabalho, a troca acaba sendo ineficiente, pois não elimina outros riscos (como o de segurança da informação), cria novas falhas e gera prejuízos financeiros.

Adoção de tecnologia VDI

Quando a empresa trabalha com máquinas virtuais, o ambiente será o mesmo para todos os funcionários, independentemente do computador utilizado. Os funcionários acessam a rede por meio de login e senha e executam todas as operações no data center. Mesmo que o computador tenha pouca memória, o que importa é a configuração da VDI.

Ao adotar essa tecnologia, é possível estabelecer configurações de segurança, entre as quais impedir a cópia de informações da máquina virtual para a local. Também é possível controlar o que é executado no sistema e registrar as horas trabalhadas e as pausas de cada funcionário, respeitando o que diz a legislação.

Se for necessário atualizar algum software, o departamento de TI opera no ambiente virtual, o que será automaticamente replicado para todos os funcionários. E, se um computador quebrar, é só logar em qualquer outra máquina e continuar trabalhando normalmente.

Esse é o único modelo eficiente para implementar home office, pois permite que a estratégia funcione de forma consistente e sustentável no longo prazo. Só assim todos os benefícios serão observados. Afinal, não adianta deixar toda a equipe remota e, pouco tempo depois, trazer todo mundo de volta para o escritório porque as máquinas estão obsoletas ou, ainda, porque os gestores não confiam no modelo.

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Encontro reunirá grandes players do mercado das áreas de TI e RH para discutir na prática a tecnologia VDI. Organizadora do evento, a Elleven Tech também apresentará novo sistema pioneiro para gestão de múltiplas plataformas VDIs.

O Elleven Day será o primeiro evento no Brasil focado exclusivamente em virtualização de desktops (VDI), oferecendo uma imersão no universo da tecnologia e na gestão de equipes em home office. Sua empresa está pesquisando soluções tecnológicas para otimizar operações, reduzir custos ou adotar o trabalho remoto? Este será um momento único para guiar sua empresa na transformação digital e estimular insights de como aproveitar todas as oportunidades de uma gestão na nuvem.

O encontro, que acontece dia 15 de agosto, em São Paulo, reunirá especialistas de Tecnologia da Informação e Recursos Humanos, que abordarão as aplicações da VDI nas rotinas de trabalho das duas áreas. Além disso, haverá um espaço para empresas que já adotam a modalidade de trabalho home office compartilharem suas experiências na implementação e gestão, discutirem os desafios e responderem dúvidas de participantes.

Esta é uma grande chance para quem tem curiosidade sobre a ferramenta aprender um pouco mais sobre seu funcionamento. Afinal, como todos os dados e programas da sua empresa vão parar em servidores remotos? Como é possível acessá-los de qualquer dispositivo, desde celulares, tablets e notebooks até da TV da sua casa?

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Vamos mostrar como a tecnologia proprietária de VDI da Elleven funciona e quais os seus diferenciais em relação aos concorrentes. Além disso, faremos um panorama das aplicações de VDI para promover a cultura home office e destacaremos os benefícios financeiros da tecnologia.

O que estará em pauta

Um dos palestrantes do Elleven Day é o diretor de vendas e Workplace Recovery da Regus para América Latina, Gilberto Tiburcio Jr. Ele abordará a importância de implementar um programa de continuidade de negócios que responda rapidamente a possíveis imprevistos, danos ou desastres naturais. E mostrará como este serviço, aliado à virtualização, elimina riscos e custos decorrentes da inatividade.

O Elleven Day também promoverá uma mesa redonda para discutir a experiência home based na prática. Para mediar o papo, convidamos o fundador da Home Office Management (HOM), Tawan Pimentel. O painel contará ainda com o depoimento de líderes de empresas, como a Gol Linhas Aéreas, a Caixa Seguradora e MetLife, que já apostam na tecnologia para implementação e gestão de equipes em home office.

Além disso, o encontro abrirá espaço para o lançamento oficial do Elleven Center – nova ferramenta desenvolvida pela Elleven Tech que centraliza as VDIs, integra todos os hypervisors, tem nuvem híbrida e oferece relatórios de performance. Inédita no mercado, a plataforma recebe destaque ao permitir a gestão de diferentes soluções de hypervisors em uma única tela, com interface moderna e intuitiva.

Nosso objetivo é que o Elleven Day cresça e se repita com mais frequência no futuro. Ainda não temos um calendário para os próximos encontros, mas convidamos todos a acompanharem nossas novidades pela newsletter ou através das nossas páginas no Facebook e LinkedIn.

Anote na agenda

Ficou animado para participar do evento? Inscreva-se gratuitamente aqui, até o dia 8 de agosto. O Elleven Day acontece no dia 15 de agosto de 2018, no Spaces Vila Olímpia, em São Paulo. O credenciamento começa às 8h e as palestras vão das 9h às 12h35, com intervalo para coffee break e networking das 10h30 às 10h50.

Elleven Day
15 de agosto de 2018
Das 8h às 12h35
Spaces Vila Olímpia: Rua Gomes de Carvalho, 911 – São Paulo – SP

Computadores tradicionais consomem muito mais energia do que thin clients. Ao compararmos o gasto médio de desktops e notebooks com thin clients como o Elleven Box, nos surpreendemos com uma economia drástica de 96% no consumo total de energia elétrica.

Poucas empresas consideram esse desperdício de verba, que muitas vezes passa despercebido na conta de luz. Mas a adoção de novas tecnologias e máquinas virtuais ajuda a reduzir significativamente esses números.

Com implementação rápida e fácil, a tecnologia de virtualização de desktops (VDI, do inglês Virtual Desktop Infraestructure) aliada a thin clients pode gerar uma economia de cerca de R$ 21 mil ao ano, no caso de uma empresa com cem computadores. A conta chega à casa dos R$ 210 mil para mil máquinas – e assim por diante.

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Na ponta do lápis

Desktops têm processadores mais complexos e estrutura de hardware para suprir diferentes necessidades, mesmo que o usuário não utilize todas as ferramentas. Já notebooks são projetados para consumir menos energia, uma vez que dependem de bateria, mas ainda assim consomem muito mais energia elétrica do que thin clients.

Desktops costumam operar em sua capacidade máxima e consomem uma média de 500 watts/hora. Muitas dessas máquinas ficam ligadas por 12 horas ou mais. De acordo com cálculos dos nossos especialistas, cada desktop custa cerca de R$ 31,42 por mês para as empresas, se considerarmos 22 dias úteis de trabalho.

Já notebooks funcionam em média a 300 watts/hora e, seguindo as mesmas regras definidas para o cálculo, seu custo com o consumo chega a R$ 18,85 por unidade. No entanto, ainda é possível reduzir drasticamente esses números.

Tabela mostra como tecnologias reduzem o consumo de energia nas empresas

Solução com thin client

Ao adotar máquinas com um processador mais leve, como nosso Thin Client Elleven Box, que opera a apenas 5 watts/hora, o custo com energia elétrica cai para R$ 0,32 por mês. Ao somarmos esse valor aos custos com a manutenção dos servidores que hospedam a tecnologia de VDI – investimento mensal de R$ 0,38 por usuário – chegamos ao custo total de R$0,70 mensais por máquina virtual. Ao longo de um ano, é possível reduzir os custos com energia elétrica em até 96,3%, já somando os servidores.

Uma escolha faz muita diferença

Como tecnologias reduzem o consumo de energia nas empresas

(Photo by Kartik Bhattacharjee on Unsplash)

A alternativa tecnológica também é uma saída sustentável. Ao tomar medidas que previnem o desperdício de energia, as empresas reduzem a emissão de dióxido de carbono no ambiente.

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A virtualização de desktops já é uma realidade em muitas empresas. Ao hospedar seus programas e dados em um servidor com acesso online, as companhias garantem que as informações fiquem protegidas contra perda ou vazamento, economizam na manutenção dos computadores e na compra de licenças de programas, e possibilitam mobilidade para seus colaboradores.

Apesar de ser um termo bastante utilizado pelas empresas, muitas ainda desconhecem todas as funcionalidades que a implementação de VDI traz para a operação. Com base nas principais dúvidas que ouvimos dos executivos, separamos 5 conceitos para entender VDI de forma fácil – o que é, como funciona e suas principais vantagens.

VDI é uma máquina virtual

Na prática, o termo complicado, que significa Virtual Desktop Infrastructure em inglês, pode ser traduzido para máquina virtual ou até mesmo computador virtual. Isso significa que a empresa hospeda os desktops dentro de um servidor, que por sua vez fica dentro de um data center.

Se antes o usuário rodava os programas e as aplicações dentro de um desktop ou notebook físico, com a VDI ele transforma o computador ou qualquer outro dispositivo, como celular, tablet, raspberry pi e até televisão, em uma simples máquina de acesso que transmite o processamento dos programas e aplicações, que acontecem em tempo real lá no servidor. Ou seja, o dispositivo vira uma tela e funciona somente como uma ponte entre o usuário e a máquina virtual (VDI).

Virtualização de desktops

VDI funciona na nuvem

Virtualização de desktops

Virtualizar os desktops de uma empresa significa hospedar todos os programas, aplicações e dados em um servidor, sendo que o acesso a esse conteúdo é feito online por meio de um usuário e senha. Dessa forma, programas como SAP, Adobe, AutoCAD ou pacotes Office, por exemplo, são processados na nuvem, fazendo com que o computador não precise ter muitos recursos de memória RAM, HD e processador para funcionar. Essa é uma das grandes vantagens da VDI: a solução não só armazena como também processa os dados.

Isso significa que o clique do mouse apenas gera uma solicitação para abrir e editar conteúdos hospedados na nuvem, mas a VDI é responsável por processar esse pedido e entregar o resultado no dispositivo de acesso. O computador ou celular se transforma em uma simples tela de transmissão e sequer precisa ter os programas instalados localmente. Afinal, é no servidor que todo o trabalho acontece.

VDI é mais seguro do que computador físico

O servidor que hospeda a máquina virtual é protegido por várias camadas de segurança que não são comuns nos desktops físicos. Dispositivos como firewall, validação com usuário e senha e até mesmo biometria garantem a confidencialidade dos dados e protegem contra invasões de terceiros. Caso o computador ou dispositivo móvel de acesso seja roubado, os dados estão seguros na nuvem sem que nenhum terceiro tenha acesso àquele conteúdo.

Os logins dos colaboradores são monitorados em tempo real, podendo ser suspensos a qualquer momento. Além disso, é possível impedir que arquivos sejam copiados do servidor para o dispositivo de acesso (computador, tablet, celular etc.), sendo impossível salvar arquivos confidenciais em pen drives ou HDs externos. E, se um colaborador enviar um arquivo por e-mail, essa operação também é rastreada.

Virtualização de desktops

Um dado importante é que, ao inserir os dados de login e senha nos dispositivos de acesso, o usuário não acessa automaticamente a rede da empresa hospedada no servidor. Por segurança, a autenticação dessas credenciais acontece fora dos servidores e, uma vez criptografadas, voltam para o dispositivo de acesso e estabelecem a conexão entre o usuário e a rede. Todas essas etapas acontecem nos bastidores em uma fração de segundo.

O acesso aos servidores físicos é rigorosamente controlado e a infraestrutura do espaço de armazenamento é planejada para o servidor nunca ficar fora do ar. O prédio é construído com tecnologia contra incêndio, o que inclui piso elevado e extintores com pó químico seco, abastecido por duas concessionárias de energia e vários geradores, além de contar com três operadoras de internet. Ou seja, a proteção sempre será maior do que o escritório da sua empresa.

Virtualização de desktops

VDI funciona com internet básica

Como a navegação na VDI é virtual, não é necessário contratar uma internet potente para o escritório. Uma internet estável de apenas 1MB, por exemplo, já garante que o dispositivo de acesso se conecte com o servidor. Além disso, se a internet da operadora oscilar, o usuário não perde o trabalho que estava realizando. Isso acontece porque as edições são processadas na máquina virtual, que continua com o sinal estável. Quando a conexão for reestabelecida, o usuário retoma o trabalho na mesma tela em que parou.

Virtualização de desktops

VDI é mais ágil e econômico do que um desktop físico

Vamos supor que sua empresa tenha mil computadores, cada um destinado a um funcionário. A cada nova atualização do Windows, será necessário atualizar todas as máquinas uma a uma. Já na VDI, o processo de atualização é virtual, replicado em cadeia e, por isso, muito mais rápido.

Outra vantagem é a flexibilidade de customizar a capacidade de processamento: quando há necessidade de aumentar a memória, o processador ou o HD, basta fazer a solicitação no servidor. Isso garante que as máquinas físicas não fiquem ultrapassadas, e os recursos sejam otimizados para as funções que realmente precisam ser realizadas.

Virtualização de desktops

Em geral, empresas que operam com desktops tradicionais apresentam um alto número de máquinas e licenças ociosas, seja por eventuais dispensas de colaboradores ou por escalas de trabalho. O fato é que dificilmente encontramos um cenário com 100% das máquinas operando o tempo todo. Com VDI, as máquinas virtuais e as licenças de programas são contratadas pelo pico de uso, evitando desperdícios e gerando uma economia significativa de custos.

Imagens: Pixabay e Pexels

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