Escritório com mesas vazias

Grandes empresas contam 6 passos para migrar equipes para home office

O número de trabalhadores que trocaram o escritório por uma jornada em suas próprias casas não para de crescer. Segundo uma pesquisa do Global Workplace Analytics sobre home office, quase quatro milhões de americanos, ou 3% de toda a população economicamente ativa, reportaram trabalhar de casa em 2017 — um aumento de 115% desde 2005.

Há inúmeros benefícios, tanto para a empresa, que economiza com o custo em infraestrutura, quanto para os funcionários, que economizam tempo de deslocamento até o local de trabalho. O processo para fazer a transição, porém, exige alguns cuidados que vão além de simplesmente “mandar os funcionários para casa”.

Durante o Elleven Day, primeiro evento sobre VDI do Brasil, que ocorreu em São Paulo no dia 15 de agosto, gestores das empresas Gol Linhas Aéreas, MetLife e Caixa Seguradora contaram sobre como migraram suas equipes para o home office. Veja alguns pontos destacados por eles para levar em consideração ao adotar o modelo de trabalho a distância.

1. Identifique o perfil de quem pode se adaptar ao home office

Nem todas as pessoas sabem trabalhar bem de casa e, especialmente se a transição ocorrer depois da contratação, é importante identificar quem se adapta ao home office. Uma estratégia adotada pela Caixa Seguradora foi começar a oferecer a opção primeiro aos melhores funcionários ou àqueles que têm bons indicadores de performance. “Hoje temos uma lista de colaboradores querendo ir para o home office”, conta Paula Santa Lopes, superintendente de operações da seguradora.

Funcionário trabalhando de casa

2. Envolva todos os setores da empresa desde o início

Os departamentos de recursos humanos e tecnologia da informação devem acompanhar o processo desde o início; não somente quando o home office estiver prestes a ser implementado. É importante elaborar um material para explicar o que é esperado dos colaboradores, a importância de ter um local de trabalho específico e também de preparar a família para a mudança na rotina. “O objetivo é eliminar a sensação de que não é trabalho, por não ser um espaço no escritório da empresa”, explica Ronaldo Carmo, coordenador de operações da MetLife.

3. Negocie benefícios, caso possível

A empresa decide se dará uma ajuda de custo para o funcionário que trabalha de casa. No caso da MetLife, como a migração dos funcionários para o home office motivou a devolução de um andar de escritório, alguns colaboradores aproveitaram as cadeiras e mesas que não seriam mais utilizadas. “Demos um auxílio para energia elétrica também”, conta o executivo. “Mas teve um tempo de adaptação. Entre o primeiro e o último funcionário a deixar o escritório físico, foram três meses.”

4. Certifique de que o colaborador possui a estrutura adequada

A vistoria NR17 à casa do funcionário que trabalha remotamente também faz parte do pacote de soluções VDI da Elleven. Isso é essencial para minimizar riscos como a falta de acesso a uma boa conexão de internet ou falta de espaço adequado para trabalhar.

Ambiente de trabalho em casa

5. Acompanhe o colaborador que trabalha em home office

Na Gol Linhas Aéreas, a área de treinamento de qualidade, engajamento, comunicação e suporte ao operador fica sob o mesmo guarda-chuva. “Quando o colaborador migra para o trabalho em casa, ele pode se sentir sozinho, por isso é fundamental que haja acompanhamento na transição”, explica Valeria Nogueira Franco, gerente de relacionamento com o cliente da companhia aérea. A estratégia adotada foi criar uma célula de suporte específica para tirar dúvidas dos colaboradores em home office, além de treinamentos que podem durar mais de 30 dias até que ele esteja apto a trabalhar remotamente.

6. Prepare os gestores para o home office

Culturalmente, muitas pessoas ainda acreditam que é necessário enxergar o funcionário para ter certeza de que está trabalhando. Por isso, é fundamental explicar e treinar os gestores para que compreendam o novo modelo e, especialmente, acostumem-se com uma nova forma de comunicação: telefonemas e e-mails passam a ser chave, e reuniões presenciais podem ser feitas semanalmente ou mensalmente, dependendo da necessidade. Uma diferença observada por quem adotou o sistema, porém, é que isso surpreendentemente melhora o fluxo de trabalho: os gestores passam a ter um cuidado maior de certificar de que tudo está correndo bem, o que pode passar batido quando a pessoa está em frente a eles, aparentemente trabalhando.

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