Home office com VDI

O Brasil perde quase 270 bilhões de reais por ano por causa de congestionamentos. É um tempo improdutivo gasto pela força de trabalho, que passa em média três horas por dia se deslocando até o trabalho. Só em São Paulo, de acordo com um estudo divulgado recentemente pelo Ibope Inteligência, são 2 horas e 43 minutos por dia. E isso acarreta em outra consequência: também de acordo com a pesquisa, 44% dos paulistanos têm ou já tiveram problemas de saúde relacionados à poluição.

Não à toa, 81% dos trabalhadores sonham em trabalhar de casa, o que demonstra não só uma disponibilidade para adotar o modelo, mas um desejo real de mudança.

O modelo de trabalho home office traz três “ganhos”, se pensarmos no famoso termo “win-win”, ou “ganha-ganha”, muito utilizado pelo mercado para avaliar opções. Para a empresa, há economia com facilities, manutenção, estrutura. Para os funcionários, há melhora na qualidade de vida e diminuição do estresse, visto que o tempo que antes era gasto em deslocamento pode ser revertido para a família, o lazer ou mesmo em horas a mais de sono. E, para a sociedade, há uma melhora nas vias e no transporte público.

Diante disso, surge a dúvida: falar em home office já é realidade, ou não passa de um sonho dos trabalhadores? A resposta é que o modelo tem se tornado cada vez mais possível, especialmente graças à tecnologia. Entretanto, muitas empresas ainda erram ao implementá-lo. Há três formas mais comuns adotadas pelas empresas que experimentam a transição:

Modelo espartano

Como o nome sugere, é algo feito “na raça”. O colaborador usa seu próprio computador e instala softwares da empresa na máquina pessoal, acessa a rede corporativa e utiliza o sistema de CRM. Os riscos para a segurança da informação são grandes: um funcionário pode infectar toda a rede com vírus e copiar dados sigilosos, por exemplo. O departamento de TI dificilmente consegue analisar cada um dos devices não-autorizados, criando um ambiente heterogêneo que pode prejudicar toda a operação da empresa.

Nem sempre um mesmo software roda bem em máquinas diferentes. No modelo espartano, não é possível cobrar um funcionário por ter uma máquina não tão performática quanto a dos outros. Finalmente, há falta de controle sobre quem trabalhou, se está trabalhando, além de pouca estabilidade operacional. Com todos esses entraves, não se pode esperar que o computador e o colaborador operem 100% durante toda a jornada.

Troca ineficiente

Neste modelo, a empresa compra os computadores e entrega para cada pessoa trabalhar de casa. Devices autorizados melhoram o panorama se comparado ao modelo espartano, mas ainda assim existem inúmeras falhas. A principal delas é em relação à logística e à manutenção. Se a máquina estragar, quem fica responsável pelo conserto? E como manter todos os softwares atualizados? Ou mesmo garantir que a máquina não seja utilizada para outros fins quando o expediente acabar? Embora corrija os problemas de homogeneidade no trabalho, a troca acaba sendo ineficiente, pois não elimina outros riscos (como o de segurança da informação), cria novas falhas e gera prejuízos financeiros.

Adoção de tecnologia VDI

Quando a empresa trabalha com máquinas virtuais, o ambiente será o mesmo para todos os funcionários, independentemente do computador utilizado. Os funcionários acessam a rede por meio de login e senha e executam todas as operações no data center. Mesmo que o computador tenha pouca memória, o que importa é a configuração da VDI.

Ao adotar essa tecnologia, é possível estabelecer configurações de segurança, entre as quais impedir a cópia de informações da máquina virtual para a local. Também é possível controlar o que é executado no sistema e registrar as horas trabalhadas e as pausas de cada funcionário, respeitando o que diz a legislação.

Se for necessário atualizar algum software, o departamento de TI opera no ambiente virtual, o que será automaticamente replicado para todos os funcionários. E, se um computador quebrar, é só logar em qualquer outra máquina e continuar trabalhando normalmente.

Esse é o único modelo eficiente para implementar home office, pois permite que a estratégia funcione de forma consistente e sustentável no longo prazo. Só assim todos os benefícios serão observados. Afinal, não adianta deixar toda a equipe remota e, pouco tempo depois, trazer todo mundo de volta para o escritório porque as máquinas estão obsoletas ou, ainda, porque os gestores não confiam no modelo.

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O número de trabalhadores que trocaram o escritório por uma jornada em suas próprias casas não para de crescer. Segundo uma pesquisa do Global Workplace Analytics sobre home office, quase quatro milhões de americanos, ou 3% de toda a população economicamente ativa, reportaram trabalhar de casa em 2017 — um aumento de 115% desde 2005.

Há inúmeros benefícios, tanto para a empresa, que economiza com o custo em infraestrutura, quanto para os funcionários, que economizam tempo de deslocamento até o local de trabalho. O processo para fazer a transição, porém, exige alguns cuidados que vão além de simplesmente “mandar os funcionários para casa”.

Durante o Elleven Day, primeiro evento sobre VDI do Brasil, que ocorreu em São Paulo no dia 15 de agosto, gestores das empresas Gol Linhas Aéreas, MetLife e Caixa Seguradora contaram sobre como migraram suas equipes para o home office. Veja alguns pontos destacados por eles para levar em consideração ao adotar o modelo de trabalho a distância.

1. Identifique o perfil de quem pode se adaptar ao home office

Nem todas as pessoas sabem trabalhar bem de casa e, especialmente se a transição ocorrer depois da contratação, é importante identificar quem se adapta ao home office. Uma estratégia adotada pela Caixa Seguradora foi começar a oferecer a opção primeiro aos melhores funcionários ou àqueles que têm bons indicadores de performance. “Hoje temos uma lista de colaboradores querendo ir para o home office”, conta Paula Santa Lopes, superintendente de operações da seguradora.

Funcionário trabalhando de casa

2. Envolva todos os setores da empresa desde o início

Os departamentos de recursos humanos e tecnologia da informação devem acompanhar o processo desde o início; não somente quando o home office estiver prestes a ser implementado. É importante elaborar um material para explicar o que é esperado dos colaboradores, a importância de ter um local de trabalho específico e também de preparar a família para a mudança na rotina. “O objetivo é eliminar a sensação de que não é trabalho, por não ser um espaço no escritório da empresa”, explica Ronaldo Carmo, coordenador de operações da MetLife.

3. Negocie benefícios, caso possível

A empresa decide se dará uma ajuda de custo para o funcionário que trabalha de casa. No caso da MetLife, como a migração dos funcionários para o home office motivou a devolução de um andar de escritório, alguns colaboradores aproveitaram as cadeiras e mesas que não seriam mais utilizadas. “Demos um auxílio para energia elétrica também”, conta o executivo. “Mas teve um tempo de adaptação. Entre o primeiro e o último funcionário a deixar o escritório físico, foram três meses.”

4. Certifique de que o colaborador possui a estrutura adequada

A vistoria NR17 à casa do funcionário que trabalha remotamente também faz parte do pacote de soluções VDI da Elleven. Isso é essencial para minimizar riscos como a falta de acesso a uma boa conexão de internet ou falta de espaço adequado para trabalhar.

Ambiente de trabalho em casa

5. Acompanhe o colaborador que trabalha em home office

Na Gol Linhas Aéreas, a área de treinamento de qualidade, engajamento, comunicação e suporte ao operador fica sob o mesmo guarda-chuva. “Quando o colaborador migra para o trabalho em casa, ele pode se sentir sozinho, por isso é fundamental que haja acompanhamento na transição”, explica Valeria Nogueira Franco, gerente de relacionamento com o cliente da companhia aérea. A estratégia adotada foi criar uma célula de suporte específica para tirar dúvidas dos colaboradores em home office, além de treinamentos que podem durar mais de 30 dias até que ele esteja apto a trabalhar remotamente.

6. Prepare os gestores para o home office

Culturalmente, muitas pessoas ainda acreditam que é necessário enxergar o funcionário para ter certeza de que está trabalhando. Por isso, é fundamental explicar e treinar os gestores para que compreendam o novo modelo e, especialmente, acostumem-se com uma nova forma de comunicação: telefonemas e e-mails passam a ser chave, e reuniões presenciais podem ser feitas semanalmente ou mensalmente, dependendo da necessidade. Uma diferença observada por quem adotou o sistema, porém, é que isso surpreendentemente melhora o fluxo de trabalho: os gestores passam a ter um cuidado maior de certificar de que tudo está correndo bem, o que pode passar batido quando a pessoa está em frente a eles, aparentemente trabalhando.

O Ministério da Fazenda informou que a paralisação dos caminhoneiros, que bloqueou rodovias de todo o país durante 11 dias do mês de maio, provocou um prejuízo estimado de R$ 15,9 bilhões à economia. Esse valor envolve desde a queda na produção industrial até a arrecadação tributária, sendo que grande parte se deve às perdas no agronegócio. E há quem diga que a estimativa foi conservadora.

Greves e demais entraves no transporte, como enchentes e trânsito caótico nas metrópoles, são constantes causas de prejuízos financeiros, como já abordamos aqui. Mas o episódio da reinvindicação pela redução no preço do diesel trouxe a possiblidade de conseguimos analisar o impacto de milhares de carros a menos circulando pelas cidades e muitos funcionários trabalhando de casa em regime de home office.

Isso permitiu olharmos para os desdobramentos no mercado corporativo – e refletir sobre como orientar a tomada de decisão futura. As empresas se adaptaram, os funcionários também. Ainda assim, os prejuízos para as empresas foram grandes. Agora é o momento de extrair todos os aprendizados dessas quase duas semanas em que a rotina de todas as pessoas precisou ser reinventada.

VDI agiliza a urgência para novas posições home office

Uma em cada quatro pessoas não conseguiu chegar ao trabalho durante a paralisação, de acordo com uma pesquisa da Ticket e Ticket Log. Os números mostram que 25,6% dos brasileiros não compareceram por quatro dias ou mais, e 36,4% não foram ao trabalho por um dia.

Esses dados representam exatamente o que aconteceu aqui na Elleven. A demanda por novas posições de VDI cresceu 25% durante a paralização. Do dia para noite, nossos clientes precisaram virtualizar o acesso ao ambiente de trabalho para funcionários que ainda não trabalhavam em home office.

Esse processo foi rápido, uma vez que nossos clientes que adotam a tecnologia de VDI já contam com servidores com recursos em stand by, prontos para novos usuários. Entregamos as novas máquinas virtuais rapidamente, com todas as configurações e softwares à disposição para serem acessadas de qualquer lugar, mediante login e senha.

Essa agilidade é um dos benefícios que muitas vezes passa despercebido na hora de contratar um parceiro único de tecnologia – se o processo fosse interno, provavelmente demoraria dias até liberar a contratação de mais infraestrutura e o licenciamento dos programas e softwares.

Empresas driblaram a greve com home office

Os benefícios do home office são cada vez mais conhecidos: redução de custos para as empresas, aumento de produtividade e qualidade de vida dos funcionários, maior retenção e menor turn over, para citar alguns. Ainda assim, muitas empresas não praticam o modelo de trabalho remoto. Por isso, a greve dos caminhoneiros foi um bom momento para muitas experimentarem a dinâmica fora do escritório – e perceberem que as demandas de trabalho foram atendidas.

O que a greve dos caminhoneiros nos ensinou sobre home office

O jornal Folha de S.Paulo fez uma pesquisa informal com 25 empresas de todo o Brasil, para entender qual foi a política de emergência adotada durante a paralisação. A maioria preferiu deixar que seus funcionários trabalhassem de casa. Outras reembolsaram aqueles que conseguiram pegar táxi (abastecidos com GNV), deram folga ou flexibilizaram a jornada. Porém, do total das empresas ouvidas, 24 possibilitaram o trabalho remoto.

Essa é uma demanda cada vez maior dos funcionários – e as empresas já começam a se adaptar a essa realidade. De acordo com um levantamento feito pelo Hays, grupo internacional de recrutamento, 51% das empresas brasileiras que pretendem contratar este ano consideram incluir o home office entre os benefícios.

Os números deixam claro que a tendência não é passageira. Uma pesquisa da Robert Half, outra empresa de recrutamento, mostrou que 96% dos profissionais brasileiros são favoráveis ao home office. E a pesquisa “O Futuro do Trabalho – Transformação Digital” expôs que mais de 40% dos entrevistados já adotam a modalidade em suas empresas.

Tecnologia iguala trabalho no escritório e a distância

Muitas empresas aderiram ao home office no “susto”, sem se estruturar para que os funcionários trabalhassem de casa com todos os recursos disponíveis no escritório. Agora que a situação normalizou, vale observar que o modelo home office funciona ainda melhor com um planejamento e com a adoção das tecnologias existentes.

Do computador de casa ou até mesmo do celular, os funcionários podem acessar a VDI – espécie de computador virtual na nuvem – com todos os dados e programas que estariam no computador da empresa. Essa tecnologia é segura, criptografada e acessada mediante login e senha. Além disso, várias soluções podem ser acrescentadas, como controle de ponto, compartilhamento de tela, chat corporativo, relatórios e suporte 24 horas por dia com uma equipe de TI especializada.

Empresas que já adotam a modalidade compartilham bons resultados. A Gol Linhas Aéreas Inteligentes e o programa de milhagem Smiles são pioneiros em home office. Hoje em dia, cerca de mil atendentes de call center trabalham de casa, garantindo uma economia média de 500 reais por colaborador/mês, ou seja, uma redução de quase meio milhão de reais por mês. O ganho em produtividade foi de 26% e o custo de infraestrutura de trabalho diminuiu 25%.

A boa notícia é que esses números não são uma exclusividade da companhia aérea, como mostra esse post aqui. E a tecnologia é a principal ferramenta para orientar essa mudança de paradigma.

A poluição da cidade de São Paulo diminuiu 50%

De acordo com os dados diários da Cetesb (Companhia Ambiental do Estado de São Paulo) nas estações Ibirapuera e Cerqueira Cesar, a repentina queda na circulação de veículos reduziu pela metade a poluição atmosférica na capital paulistana.

O que a greve dos caminhoneiros nos ensinou sobre home office

Essa medição oferece uma possibilidade única de estudar os efeitos práticos da redução da emissão de monóxido de carbono e dióxido de nitrogênio. “É uma observação empírica com base em modificações ecológicas não planejadas. Ninguém poderia imaginar que teríamos tamanha redução do tráfego”, disse o patologista Paulo Saldiva, do Instituto de Estudos Avançados (IEA) da USP, para uma matéria do Estadão.

Essa constatação sem precedentes abre espaço para discutirmos a importância do uso mais racional dos veículos – o uso das ciclovias em São Paulo registrou aumentos consideráveis durante a greve, chegando a 17,5% na Faria Lima – e também da maior adoção do home office. Ao trabalhar de casa, funcionários evitam os deslocamentos diários até as empresas, que muitas vezes chegam a três horas entre o trajeto de ida e volta.

Após a consolidação do Elleven Center – sistema pioneiro para gestão de múltiplas plataformas VDI –, apresentamos três novos produtos: virtualização de aplicativos, app para Chrome Book e para DeX Station Samsung, além de gravação de tela.

Nossa equipe de desenvolvedores trabalha sempre em duas frentes: otimização das soluções já disponíveis e criação de novos produtos. Este mês lançamos três soluções para agilizar as operações feitas no computador, aumentar a segurança e reduzir ainda mais a complexidade da virtualização dos ambientes de trabalho.

#1 Elleven App: Virtualização de aplicativos

Desenvolvemos essa novidade para oferecer uma solução VDI para quem não precisa virtualizar todo o desktop. Ao invés de contar com uma máquina virtual, sua empresa pode eleger um ou mais aplicativos para trabalhar na nuvem, sejam eles Linux, Windows, web ou SaaS. A virtualização de aplicativos de missão crítica ou sistemas de gestão interna garante os mesmos benefícios de alta disponibilidade, rápida conectividade com os servidores e várias camadas de segurança.

Além disso, a atualização dos aplicativos é virtual, replicada em cadeia, o que significa que não será necessário atualizar o programa em cada uma das máquinas. O uso de infraestrutura também é bastante reduzido.Se uma empresa com cem VDIs precisaria de 512G de memória RAM, pouco mais de 2T de HD e um grande servidor, um aplicativo virtualizado para cem usuários consome cerca de 24G de memória RAM. O sistema operacional e o restante do processamento continuam rodando na máquina física.

#2 Aplicativo para Chromebook e para DeX Station Samsung

Além de acessar a VDI do computador e de um thin client, como o Elleven Box, os novos aplicativos possibilitam o acesso a partir de um Chromebook ou DeX Station da Samsung. No caso dos computadores com sistema operacional Chrome OS, os usuários podem fazer download do aplicativo na loja Google Play para acessar todos os recursos da VDI via login com usuário e senha.

Para conectar seu aparelho Samsung Galaxy S8, S8+, S9 ou S9+ a um monitor, teclado e mouse e ter uma experiência equivalente a um computador é só conectar o celular ao DeX Station. A VDI também será acessada por meio do aplicativo disponível na loja Google Play. Esses novos apps permitem que equipamentos com recursos limitados sejam a porta de entrada para todos os programas de alta complexidade que rodam na VDI. Seu computador fica acessível de qualquer lugar, a qualquer hora e até mesmo de um celular ou de um Chromebook.

Dex Station Samsung

Dock da Samsung transmite o conteúdo do celular para televisores e monitores maiores

#3 Gravação de tela

A partir de agora, nossos clientes podem acionar o recurso de gravação da tela dos funcionários conectados na VDI. Nossa ferramenta já possibilitava o acompanhamento em tempo real e a captura de telas (print screen), porém, a gravação de tela permite que todo o trabalho realizado seja assistido em vídeo. Os gestores podem optar por avisar ou não os funcionários sobre a gravação.

Como o material pode registrar dados sensíveis e confidenciais, o vídeo não fica disponível para download. O gestor abre uma requisição e recebe um usuário e senha para visualizar o vídeo. Essa camada de segurança permite saber quem teve acesso ao conteúdo e durante quanto tempo permaneceu logado. As gravações ficam registradas por três meses em nosso servidor, sendo que a empresa pode contratar um período adicional.

Encontro reunirá grandes players do mercado das áreas de TI e RH para discutir na prática a tecnologia VDI. Organizadora do evento, a Elleven Tech também apresentará novo sistema pioneiro para gestão de múltiplas plataformas VDIs.

O Elleven Day será o primeiro evento no Brasil focado exclusivamente em virtualização de desktops (VDI), oferecendo uma imersão no universo da tecnologia e na gestão de equipes em home office. Sua empresa está pesquisando soluções tecnológicas para otimizar operações, reduzir custos ou adotar o trabalho remoto? Este será um momento único para guiar sua empresa na transformação digital e estimular insights de como aproveitar todas as oportunidades de uma gestão na nuvem.

O encontro, que acontece dia 15 de agosto, em São Paulo, reunirá especialistas de Tecnologia da Informação e Recursos Humanos, que abordarão as aplicações da VDI nas rotinas de trabalho das duas áreas. Além disso, haverá um espaço para empresas que já adotam a modalidade de trabalho home office compartilharem suas experiências na implementação e gestão, discutirem os desafios e responderem dúvidas de participantes.

Esta é uma grande chance para quem tem curiosidade sobre a ferramenta aprender um pouco mais sobre seu funcionamento. Afinal, como todos os dados e programas da sua empresa vão parar em servidores remotos? Como é possível acessá-los de qualquer dispositivo, desde celulares, tablets e notebooks até da TV da sua casa?

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Vamos mostrar como a tecnologia proprietária de VDI da Elleven funciona e quais os seus diferenciais em relação aos concorrentes. Além disso, faremos um panorama das aplicações de VDI para promover a cultura home office e destacaremos os benefícios financeiros da tecnologia.

O que estará em pauta

Um dos palestrantes do Elleven Day é o diretor de vendas e Workplace Recovery da Regus para América Latina, Gilberto Tiburcio Jr. Ele abordará a importância de implementar um programa de continuidade de negócios que responda rapidamente a possíveis imprevistos, danos ou desastres naturais. E mostrará como este serviço, aliado à virtualização, elimina riscos e custos decorrentes da inatividade.

O Elleven Day também promoverá uma mesa redonda para discutir a experiência home based na prática. Para mediar o papo, convidamos o fundador da Home Office Management (HOM), Tawan Pimentel. O painel contará ainda com o depoimento de líderes de empresas, como a Gol Linhas Aéreas, a Caixa Seguradora e MetLife, que já apostam na tecnologia para implementação e gestão de equipes em home office.

Além disso, o encontro abrirá espaço para o lançamento oficial do Elleven Center – nova ferramenta desenvolvida pela Elleven Tech que centraliza as VDIs, integra todos os hypervisors, tem nuvem híbrida e oferece relatórios de performance. Inédita no mercado, a plataforma recebe destaque ao permitir a gestão de diferentes soluções de hypervisors em uma única tela, com interface moderna e intuitiva.

Nosso objetivo é que o Elleven Day cresça e se repita com mais frequência no futuro. Ainda não temos um calendário para os próximos encontros, mas convidamos todos a acompanharem nossas novidades pela newsletter ou através das nossas páginas no Facebook e LinkedIn.

Anote na agenda

Ficou animado para participar do evento? Inscreva-se gratuitamente aqui, até o dia 8 de agosto. O Elleven Day acontece no dia 15 de agosto de 2018, no Spaces Vila Olímpia, em São Paulo. O credenciamento começa às 8h e as palestras vão das 9h às 12h35, com intervalo para coffee break e networking das 10h30 às 10h50.

Elleven Day
15 de agosto de 2018
Das 8h às 12h35
Spaces Vila Olímpia: Rua Gomes de Carvalho, 911 – São Paulo – SP

Em vez de investir em equipamentos próprios e equipe de TI especializada, pequenas e médias empresas descobrem como é fácil virtualizar seus servidores e desktops. Uma solução rápida e de baixo custo, que gera retorno financeiro no curto prazo.

Redução de custos com compra e manutenção de hardware, acesso remoto e seguro aos dados e programas da empresa, aumento de produtividade e simplificação da administração e gerenciamento de TI são alguns dos benefícios bastante conhecidos da virtualização de desktops – ou VDI, sigla para o termo inglês Virtual Desktop Infrastructure (leia um post com conceitos simples sobre o que é VDI aqui).

Se antes a implementação de tecnologias de VDI era uma conquista de grandes empresas, cada vez mais pequenas e médias empresas (PMEs) também percebem os benefícios de gerenciar dados e programas na nuvem. É tão fácil quanto checar um e-mail, podendo ser acessado em qualquer dispositivo, a qualquer hora e de qualquer lugar. E, acima de tudo, aproveitam que tais soluções já têm custos mais compatíveis com a realidade de PMEs.

Além de oferecer uma implementação rápida, a Elleven trabalha como parceira única, gerenciando todas as etapas da virtualização: manutenção, infraestrutura, servidores, licenciamento, storage e serviços de data center. Assim, PMEs conseguem reduzir custos com hardwares que rapidamente ficam obsoletos e com equipes direcionadas para resolver problemas técnicos, e investir capital em outras áreas que representem oportunidades de crescimento para a empresa.

Conheça alguns dos benefícios que nossa tecnologia de VDI traz para pequenas e médias empresas:

Economia significativa com solução brasileira

Em agosto de 2017, o governo brasileiro aumentou para 40% os impostos sobre softwares estrangeiros hospedados na nuvem. Para efeito de comparação, os impostos cobrados anteriormente variavam entre 2 e 5%. Com um aumento tão expressivo, os players internacionais precisaram repassar os novos custos aos clientes, dificultando ainda mais a contratação de VDIs por pequenas e médias empresas.

Se nossa tecnologia 100% nacional já oferecia custos 50% menores do que os concorrentes, agora a vantagem competitiva ficou ainda maior. Outro benefício ao contratar uma solução brasileira é a precificação em real, em contrapartida à dependência do câmbio do dólar e das taxas de transações internacionais cobradas pelas operadoras de cartão de crédito. E, por termos um time de desenvolvimento dedicado, podemos entregar um produto personalizado, que atenda as necessidades e particularidades de cada empresa.

Servidores Elleven: Essa economia de custos somada à cobrança em real também se destaca na contratação dos nossos servidores, que atendem a demanda de PMEs com produtos equivalentes às grandes empresas de computação em nuvem, como Amazon, incluindo SPLA licenciamento Microsoft (SPLA). Nosso pilar continua sendo as soluções de virtualização de desktops, mas também oferecemos outros produtos, como contratação de servidores, disaster recovery e ferramenta corporativa de Unified Communication.

Como a virtualização de desktops beneficia pequenas e médias empresas

Infraestrutura e processos com time de TI capacitado

Grande parte das PMEs tem um time de TI pequeno – ou contrata os serviços quando alguma demanda aparece. É por isso que a contratação de um parceiro único para virtualização de desktops vai além do benefício de reduzir custos com hardwares e também traz a expertise de uma equipe de TI com suporte 24 horas por dia. A virtualização de desktops padroniza todos os computadores, estabelecendo os mesmos requisitos de segurança, compliance e auditoria para todos os usuários.

Modelo OPEX para evitar descapitalização

A virtualização de desktops e servidores se encaixa na categoria OPEX, termo que vem do inglês Operational Expenditure. Na prática, isso engloba as despesas operacionais feitas para manter ou melhorar os bens-materiais da empresa. Já o contrário seria o CAPEX, do inglês Capital Expenditure, ligado à despesa dos bens materiais em si. Um exemplo de OPEX são os serviços de streaming, como Netflix e Spotify. O acesso ao conteúdo é garantido enquanto o usuário pagar a mensalidade.

Uma estratégia adotada por diversas empresas, principalmente de pequeno e médio porte, é migrar gastos CAPEX para OPEX. Como exemplo, podemos considerar o aluguel de um equipamento, em vez de sua compra. Esse mesmo pensamento vale para a virtualização de desktops. Uma vez que todos os computadores estão na nuvem e contratados de acordo com a demanda da empresa, a empresa deixa de ter máquinas ociosas, engessadas ou obsoletas.

Assim, você direciona o dinheiro que seria investido em máquinas e manutenção para a contratação de um serviço. E, se a operação da empresa crescer, basta adequar a disponibilidade do servidor e rapidamente novas máquinas virtuais ficam disponíveis, com todas as configurações e softwares à disposição. Se um usuário precisar de mais memória RAM ou placa de vídeo, é só liberar no sistema. Por outro lado, em caso de demissões, o caminho é inverso e igualmente simples.

Economia de espaço físico com acesso remoto

Essa flexibilidade na gestão das máquinas virtuais também facilita a gestão do espaço físico. Como os computadores ficam na nuvem e são acessados por meio de login e senha de cada usuário, a tecnologia possibilita a implementação de BYOD (do inglês, Bring Your Own Device), de estações de trabalho mais livres e flexíveis e inclusive da adoção de home office, mesmo que em dias alternados ou apenas para parte da equipe. O resultado são sedes e estruturas físicas mais compactas, evitando desperdícios.

Como a virtualização de desktops beneficia pequenas e médias empresas

Segurança de dados

Ao contrário do que muitos gestores imaginam, VDIs são muito mais seguras do que computadores comuns. Todo o ambiente virtual tem comunicação criptografada e proteção contra cópia e vazamento de dados. Além disso, existe a segurança do próprio equipamento. Em caso de perda ou furto, as informações estão seguras na nuvem, acessíveis apenas via login e senha.

E uma última dica

Todos os benefícios de adotar VDI podem ficar ainda maiores quando a empresa opta pelo thin client Elleven Box, um minicomputador potente e de baixo custo capaz de acessar a máquina virtual e realizar as mesmas tarefas de um desktop. Nesse caso, a manutenção fica ainda mais fácil: é só substituir. E esse pequeno equipamento ainda reduz em 96% o custo com energia elétrica.

Toda máquina virtual – também conhecida como VDI, de Virtual Desktop Infrastructure, ou VM, de Virtual Machine – funciona com um software hypervisor por trás: uma tecnologia desenvolvida especialmente para dividir e configurar o servidor principal em vários outros servidores ou VDIs. Algumas das soluções de hypervisor mais conhecidas no mercado são o Hyper V da Microsoft, o XenServer da Citrix, o ESX da VMware e o Acropolis da Nutanix.

No entanto, esses softwares de diferentes empresas não conversam entre si. Cada um tem um sistema operacional específico, o que dificulta a gestão de várias VDIs que utilizem hypervisors concorrentes. Outra questão é que, originalmente, os sistemas de gerenciamento dos hypervisors foram criados para virtualizar servidores e têm front ends desenhados para este fim, o que atrapalha o controle de múltiplas máquinas virtuais.

Após estudarmos esse cenário e detectarmos algumas dificuldades no nosso dia a dia na Elleven, decidimos lançar um produto que atendesse essa demanda. Foram meses de pesquisa e desenvolvimento até criarmos uma plataforma completa que integra todos os hypervisors, centraliza a gestão das VDIs e oferece relatórios de performance. Inédita no mercado, essa nova ferramenta permite que gestores conectem as diferentes soluções de hypervisors e gerenciem as máquinas virtuais em uma única tela, com interface moderna e intuitiva.

Esse é o Elleven Center, o novo produto da Elleven, que já está rodando em projetos pilotos com alguns de nossos clientes e será lançado e apresentado oficialmente durante o Elleven Day. Anote na agenda: 15 de agosto, em São Paulo.

Elleven Center Sistema pioneiro para gestão de múltiplas plataformas VDIs

Principais funcionalidades do Elleven Center

  • Criação de máquinas virtuais do zero
  • Operação de todas as máquinas virtuais, mesmo quando instaladas em diferentes hypervisors
  • Integração de diferentes hypervisors em um ambiente homogêneo com front end único
  • Análise do espaço e do recurso disponível, somando todos os servidores, para escolher onde instalar novas máquinas
  • Teste de performance IOPS (input/output operations per second) para diagnóstico de lentidão
  • Relatório da saúde do servidor e possibilidade de migração de máquinas virtuais para outro servidor em tempo real – dentro do mesmo hypervisor, se ele permitir
  • Cadastro de serviços do Windows e instalação/desinstalação remota
  • Execução power shell remota sem a necessidade de solicitar permissão para o usuário

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Detalhes operacionais do Elleven Center

Imagine que sua empresa contratou 50% das máquinas virtuais de um provedor X, 40% de um provedor Y e 10% em um provedor Z. Cada fornecedor disponibiliza um sistema de gestão diferente, o que significa que a alocação de novas máquinas virtuais ou a liberação de mais memória e processamento, por exemplo, será feita em sistemas separados. Se a sua empresa tem 15 VDIs, será trabalhoso operar três sistemas diferentes. Agora imagine se estamos falando de uma empresa com mil VDIs em call center e 500 VDIs em back office?

Elleven Center Sistema pioneiro para gestão de múltiplas plataformas VDIs

Ao conectar os hypervisors no Elleven Center, é possível visualizar todas as VDIs no mesmo painel, ver em qual máquina física cada uma delas está alocada e filtrar as VDIs por operação ou servidor. Além disso, dá para acessar as configurações da máquina, como IP e DNS, ver se o usuário está logado, verificar o espaço em disco no HD interno e o Windows utilizado. A partir dessa análise de operação e desempenho, o sistema possibilita a criação de novos desktops virtuais, a liberação de mais memória e o controle remoto total das VDIs.

O acesso à plataforma é feito por meio do browser. Não é necessário instalar aplicativos no celular, tablet ou computador. Basta logar com usuário e senha. Uma das principais funcionalidades do Elleven Center é a possibilidade de otimizar a divisão das novas máquinas entre os servidores. Por exemplo: se a empresa precisa de 10 novos desktops virtuais, o Elleven Center verifica todos os servidores e aloca as novas máquinas de acordo com o espaço disponível. Além disso, antes de confirmar essa operação, a ferramenta também oferece uma previsão de como ficará o sistema após a adição das novas VMs.

Outro recurso da plataforma é gerar relatórios da saúde dos servidores cadastrados, considerando memória, processamento e disco. Esses dados facilitam a análise do estado do ambiente virtual – se crítico ou não – e a antecipação de possíveis problemas. Assim, fica mais fácil identificar os servidores sobrecarregados e, consequentemente, mais lentos, e realocar as máquinas virtuais para equilibrar o sistema. Essa gestão também é feita online e em tempo real.

Elleven Day

Participe de um evento único de tecnologia para conhecer as últimas tendências em tecnologia para virtualização de servidores e desktops. Os palestrantes apresentarão soluções corporativas e nossa equipe lançará o Elleven Center, uma ferramenta inovadora, completa e inédita no mercado para gestão de múltiplas VDIs em diferentes hypervisors.

Elleven Day
Data: 15 de agosto de 2018
Local: Spaces Vila Olímpia – São Paulo – SP

Elleven Center Sistema pioneiro para gestão de múltiplas plataformas VDIs

A tecnologia de virtualização de desktops permite que os dados e os aplicativos de uma empresa sejam acessados remotamente e em segurança, de onde quer que o colaborador esteja. Também conhecida pela sigla VDI (do inglês Virtual Desktop Infrastructure), a ferramenta ainda otimiza os recursos do computador, deixa o processamento mais rápido e conecta o time (saiba tudo sobre a tecnologia aqui). Mas é comum líderes perguntarem se o home office e a distância física afetam a gestão da equipe.

Hoje já existe tecnologia para integrar os colaboradores até mais do que se eles estivessem lado a lado. Um dos diferenciais da Elleven é oferecer uma suíte de serviços que disponibiliza acesso às atividades que estão sendo realizadas em tempo real, histórico do uso de aplicações, relatórios e chat corporativo. Cada uma delas pode ser ativada de acordo com a necessidade da empresa e o cargo do colaborador.

Conheça algumas soluções e diferenciais da Elleven.

1. Tudo na nuvem

Com a VDI, todos os arquivos, programas e sistemas da companhia ficam hospedados em um servidor protegido por diversas camadas de segurança. Para acessar essas informações virtualizadas, o colaborador conecta na internet e faz login com usuário e senha, seja no celular, tablet, notebook ou desktop. O usuário trabalha com os mesmos recursos que teria em um escritório tradicional, desempenhando suas funções exatamente como se estivesse na sede física da empresa.

2. Compartilhamento de telas

Com a solução de monitoramento de telas em tempo real da Elleven, o trabalho dos colaboradores pode ser acompanhado de perto. Esse recurso facilita que o colaborador tire dúvidas sobre como executar determinada tarefa – o gestor pode “entrar” naquele computador e demonstrar na tela mesmo estando a quilômetros de distância dali – e também permite que as atividades fiquem registradas. A funcionalidade é uma garantia para os dois lados, que ficam mais perto no dia a dia e também no caso de eventuais crises. Além disso, feedbacks podem ser mais assertivos e rápidos.

6 soluções da tecnologia VDI para gestão da equipe em home office

3. Chat corporativo

Essa ferramenta não é novidade para as empresas. Mesmo equipes que trabalham em escritórios físicos já estão acostumadas a se comunicarem por chats privados. A partir do momento em todos trabalham remotamente e com acesso à VDI, também é possível incluir a funcionalidade de chat corporativo da Elleven, mantendo esse fluxo direto e garantindo que as informações sejam compartilhadas e registradas com facilidade e rapidez.

4. Relatórios

A nova lei trabalhista é clara: empresas não devem controlar a carga horária de trabalho dos funcionários em home office. Determinar prazos e avaliar a produtividade e a entrega de resultados é a melhor forma de avaliar resultados. A solução de VDI da Elleven também oferece relatórios que permitem acompanhar a produtividade dos colaboradores, disponibilizando acesso a dados da execução das tarefas.

5. Vistoria NR17

Para preservar a saúde e o bem-estar dos colaboradores, a Elleven oferece o serviço de verificar a ergonomia do local de trabalho em home office. Seguindo os critérios estipulados pela vistoria técnica conhecida como NR17, nossa equipe avalia as condições do ambiente para atender as características psicofisiológicas de cada profissional e, se necessário, indicar as adaptações.

6 soluções da tecnologia VDI para gestão da equipe em home office

6. Suporte 24/7

Com a VDI, a manutenção das máquinas virtuais é muito mais prática. Atualizações de programas, reparos e resgate de dados são realizados online e em série, não exigindo que o funcionário em home office se desloque sempre que precisar do auxilio técnico. Além disso, a Elleven tem o serviço de suporte 24 horas por dia, todos os dias da semana. Se o usuário não conseguir acessar seu desktop virtual, nossos profissionais dão o suporte por telefone e, caso não seja possível solucionar, fazem uma visita até o local de trabalho do colaborador em home office.

EXTRA: O pacote é completo

A Elleven trabalha como parceira única, sendo responsável por todo o processo de virtualização da rede de dados da empresa – desde a configuração dos servidores até a manutenção da solução.

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Quando conversamos com executivos sobre virtualização de desktops ou conteúdos armazenados na nuvem, é comum nos depararmos com muitos pontos de interrogação. Na maioria das vezes, isso acontece porque as novas tecnologias e suas funcionalidades ainda são um mistério, especialmente para profissionais que não trabalham diretamente com TI.

No entanto, essas ferramentas facilitam o dia a dia dentro das companhias, influenciando diretamente a qualidade e a produtividade das equipes, independentemente do setor. Ao hospedar a rede de dados em servidores remotos, as empresas virtualizam o acesso ao ambiente de trabalho, estendendo o alcance dos recursos para onde quer que os colaboradores estejam e oferecendo mobilidade e flexibilidade nas relações profissionais. De quebra, otimizam os investimentos em operação e manutenção.

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Processos mais ágeis e econômicos

A cada nova contratação, dispensa ou recolocação de pessoal, no mínimo uma máquina precisa receber a atenção da equipe de suporte. Isso demanda tempo, força de trabalho e investimento financeiro. Se a empresa adota a tecnologia de VDI, os servidores já têm os recursos em stand by, prontos para um novo usuário.

Dessa forma, a máquina virtual fica disponível imediatamente, com todos as configurações e softwares à disposição. Se o novo usuário precisar de mais memória RAM, basta liberar no sistema; se precisar de uma placa de vídeo, é só ativar essa demanda e o servidor a deixará disponível.

O que as empresas ganham adotando a tecnologia de VDI

No caso de desligamentos, o caminho é inverso, mas igualmente simples: as informações do disco de memória são apagadas, voltando às configurações originais. É possível ainda salvar e recuperar dados. Este processo de atualização é 100% online e feito com um clique.

Manutenção simplificada

Desktops tradicionais também estão sujeitos ao desgaste natural e à desatualização da tecnologia. Fontes, placas de rede e processadores queimam. Esses imprevistos ocorrem com muito mais frequência quando comparados ao uso de um thin client, como o Elleven Box, uma vez que esse device de baixo custo é mais leve e resistente. E ainda reduzem o consumo de energia em 96%, como você pode ler aqui.

O que as empresas ganham adotando a tecnologia de VDI

Por outro lado, não existe possibilidade de a VDI “queimar” porque o computador tradicional se torna apenas um terminal de acesso, uma tela de transmissão, e não a fonte de armazenamento dos dados. Tudo fica na nuvem. Uma vez que as atualizações não são processadas no computador físico, mas, sim, no servidor virtual, o profissional não perde nada do conteúdo que estava trabalhando.

Espaço coorporativo dinâmico

A VDI proporciona mobilidade, uma vez que os colaboradores não são mais donos de um desktop específico. E, por isso, dá segurança à adesão ao BYOD (‘bring your own device’ ou ‘traga seu próprio dispositivo’, em tradução livre). Os usuários podem acessar a rede da empresa de qualquer computador, tablet ou celular, desde que façam o login na VDI com o seu usuário e senha.

O que as empresas ganham adotando a tecnologia de VDI

A partir disso, as possibilidades são infinitas: a relação e a colaboração entre colegas de diferentes setores são estimuladas, uma vez que podem ser alocados nos mesmo espaços físicos; escalas em home office são implementadas, trazendo um grande diferencial para qualidade de vida e a produtividade dos funcionários. Seja qual for o terminal de acesso, as atividades profissionais realizadas não comprometem os dados da empresa, que ficam protegidos pelas diversas camadas de segurança da VDI.

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Computadores tradicionais consomem muito mais energia do que thin clients. Ao compararmos o gasto médio de desktops e notebooks com thin clients como o Elleven Box, nos surpreendemos com uma economia drástica de 96% no consumo total de energia elétrica.

Poucas empresas consideram esse desperdício de verba, que muitas vezes passa despercebido na conta de luz. Mas a adoção de novas tecnologias e máquinas virtuais ajuda a reduzir significativamente esses números.

Com implementação rápida e fácil, a tecnologia de virtualização de desktops (VDI, do inglês Virtual Desktop Infraestructure) aliada a thin clients pode gerar uma economia de cerca de R$ 21 mil ao ano, no caso de uma empresa com cem computadores. A conta chega à casa dos R$ 210 mil para mil máquinas – e assim por diante.

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Na ponta do lápis

Desktops têm processadores mais complexos e estrutura de hardware para suprir diferentes necessidades, mesmo que o usuário não utilize todas as ferramentas. Já notebooks são projetados para consumir menos energia, uma vez que dependem de bateria, mas ainda assim consomem muito mais energia elétrica do que thin clients.

Desktops costumam operar em sua capacidade máxima e consomem uma média de 500 watts/hora. Muitas dessas máquinas ficam ligadas por 12 horas ou mais. De acordo com cálculos dos nossos especialistas, cada desktop custa cerca de R$ 31,42 por mês para as empresas, se considerarmos 22 dias úteis de trabalho.

Já notebooks funcionam em média a 300 watts/hora e, seguindo as mesmas regras definidas para o cálculo, seu custo com o consumo chega a R$ 18,85 por unidade. No entanto, ainda é possível reduzir drasticamente esses números.

Tabela mostra como tecnologias reduzem o consumo de energia nas empresas

Solução com thin client

Ao adotar máquinas com um processador mais leve, como nosso Thin Client Elleven Box, que opera a apenas 5 watts/hora, o custo com energia elétrica cai para R$ 0,32 por mês. Ao somarmos esse valor aos custos com a manutenção dos servidores que hospedam a tecnologia de VDI – investimento mensal de R$ 0,38 por usuário – chegamos ao custo total de R$0,70 mensais por máquina virtual. Ao longo de um ano, é possível reduzir os custos com energia elétrica em até 96,3%, já somando os servidores.

Uma escolha faz muita diferença

Como tecnologias reduzem o consumo de energia nas empresas

(Photo by Kartik Bhattacharjee on Unsplash)

A alternativa tecnológica também é uma saída sustentável. Ao tomar medidas que previnem o desperdício de energia, as empresas reduzem a emissão de dióxido de carbono no ambiente.

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